Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)

Über uns

Wir sind ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich der medizinischen und naturwissenschaftlichen Ausbildung und konzentrieren uns auf Innovationen, um die medizinische Versorgung und das Gesundheitswesen durch die Qualität, den Umfang und die globale Reichweite relevanter Ausbildungs- und Simulationsprodukte zu verbessern.

Mit einer weltweiten Präsenz und einer wachsenden Markenfamilie fördern wir kulturelle Vielfalt, Eigenverantwortung, Innovationsgeist und Teamwork. Eine professionelle und integrative Unternehmenskultur ermöglicht es unseren engagierten Beschäftigten, eine dauerhafte Karriere anzustreben und sich innerhalb eines dynamischen Umfelds kontinuierlich beruflich weiterzuentwickeln.

Für unser Büro in der Hamburger Zentrale suchen wir zum nächstmöglichen Termin eine:

Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)

Du unterstützt unseren Geschäftsführer im Bereich Operations (Manufacturing & Logistics) und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Backoffice. Du übernimmst Verantwortung für eine Vielzahl von Aufgaben, die ein ausgeprägtes Organisationstalent, ein Auge für Details und einen diskreten Umgang mit sensiblen Informationen erfordern.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Verwaltung des persönlichen Kalenders des Geschäftsführers (Planung von Terminen, Reisen, Besprechungen) sowie Unterstützung bei der Terminplanung für weitere Führungskräften der obersten Managementebene

• Assistenztätigkeiten für den CEO während seiner Aufenthalte in Deutschland

• Professionelle, teilweise vertrauliche Kommunikation über diverse Kanäle, einschließlich E-Mails und Telefonaten

• Vorbereitung, Bearbeitung und strukturierte Ablage von Dokumenten, Berichten und Präsentationen

• Bindeglied zwischen dem Geschäftsführer und internen/externen Stakeholdern

• Unterstützende Reiseplanung (inkl. -buchung und Reisekostenabrechnung) für Mitarbeitende des Geschäftsbereichs

• Projektmanagement und Terminüberwachung von Maßnahmen im Bereich Operations (Fristenüberwachung, Fortschrittskontrolle und Statusberichte)

• Recherchearbeiten und Zusammenstellung von Informationen als Entscheidungsgrundlagen

• Führung eines strukturierten Ablagesystems (digitale und gedruckte Vertragsdokumente) sowie Sicherstellung, dass alle Dokumente auf dem neuesten Stand sind

• Organisation, Koordinierung und Teilnahme an Veranstaltungen des Unternehmens nach Bedarf

Dein Profil:

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Assistenz der Geschäftsleitung oder in einer ähnlichen Funktion, vorzugsweise als Unterstützung leitender Angestellter im Bereich Produktion/Logistik

• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und effizientes Zeitmanagement

• Selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise

• Lösungsorientierung und ein Auge für Details

• Professionelle Kommunikation (schriftlich und mündlich) in Deutsch und Englisch

• Diskretion und eine ausgeprägte interkulturelle Kompetenz

• Flexibilität, an dynamischen Prozessen innerhalb des Unternehmens und im Besonderen im Bereich Operations mitzuwirken

• Professioneller Umgang mit Microsoft Office 365

• Eigeninitiative, Loyalität und Engagement

• Starke Identifikation mit unseren Unternehmenswerten: „Accountability, Boldness and Collaberation“

Bist du auf der Suche nach einem dynamischen und innovativen Arbeitsumfeld, in dem deine Ideen geschätzt werden und deine harte Arbeit Anerkennung findet? Dann suche nicht weiter! Bei 3B Scientific bieten wir eine integrative und unterstützende Firmenkultur mit flachen Hierarchien, die Kreativität und Eigeninitiative fördert. Neben flexiblen Arbeitszeiten bieten wir ein wettbewerbsfähiges Gehalts- und Benefit Paket sowie interessante Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung.

Gemeinsam mit dir möchten wir uns noch besser in der medizinischen Ausbildung und im Gesundheitswesen positionieren.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung mit Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins.

3B Scientific GmbH, z. Hd. Kerstin Damaschke, Ludwig-Erhard-Str. 20, 20459 Hamburg